Bitácora - Semana 4

Bitácora semana #4

Natalia Valencia

Medios para las organizaciones

La clase del miércoles 18 de febrero inició con una conversación guiada por el profesor en torno a una pregunta clave: ¿qué es un ritual y qué función cumple dentro de una organización? A partir de esta pregunta, comenzamos a reflexionar sobre cómo los rituales no son simplemente acciones repetitivas o costumbres sin sentido, sino prácticas simbólicas que cumplen un rol fundamental en la construcción de la cultura organizacional. El profesor explicó que los rituales dentro de una organización ayudan a reducir la ansiedad, ya que brindan estructura, previsibilidad y sentido de pertenencia. Cuando las personas saben qué esperar (cómo empieza una reunión, cómo se reconocen los logros, cómo se cierran los procesos) se sienten más seguras dentro del entorno organizacional. Los rituales permiten que los miembros de una organización compartan significados, refuercen valores comunes y construyan identidad colectiva. Además, funcionan como espacios de cohesión, ya que generan momentos de encuentro que van más allá de lo estrictamente operativo.

A partir de esta introducción, el profesor nos pidió buscar en ChatGPT la importancia de los rituales y a partir de esa búsqueda discutimos varias ideas clave. Entre ellas, que los rituales fortalecen el sentido de pertenencia, ayudan a transmitir valores organizacionales, marcan transiciones importantes (como inicios, cierres o cambios), refuerzan la memoria institucional y contribuyen al bienestar emocional de quienes hacen parte de la organización. También se resaltó que los rituales facilitan la integración de nuevos miembros, pues les permiten comprender cómo funcionan las dinámicas internas y qué comportamientos son valorados. En ese contexto, el profesor nos recordó que nuestro propio curso tiene un ritual que es iniciar la clase leyendo alguna bitácora. Este acto, que al principio puede parecer simple, se convierte en una práctica que da continuidad al proceso, permite recuperar lo trabajado y valida la experiencia de quienes escriben. De esta forma, la bitácora no solo es un ejercicio académico, sino también un ritual de apertura de la clase. Para ejemplificar cómo los rituales operan en organizaciones reales, el profesor mencionó el caso de Google donde ellos hacen una caminata con todo el equipo antes de iniciar con sus actividades y allí hablan un poco más de su vida fuera del trabajo. De hecho se conoce que esta empresa ha construido prácticas muy claras para fortalecer su cultura. Por ejemplo yo he investigado y  Google realiza reuniones abiertas conocidas como TGIF meetings, donde los empleados pueden hacer preguntas directamente a los directivos, lo que refuerza la transparencia y la comunicación horizontal. También existen rituales de bienvenida para nuevos empleados, espacios recurrentes de retroalimentación, celebraciones informales de logros y prácticas que promueven la creatividad, como dedicar parte del tiempo laboral a proyectos personales. Estos rituales ayudan a consolidar una cultura organizacional basada en la confianza, la innovación y el sentido de comunidad.

Después de esta conversación sobre rituales, el profesor nos mostró un ejemplo concreto de un acta del Consejo de Facultad de Comunicación y Lenguaje, del cual él hace parte. A través de este documento, pudimos observar cómo en el acta se registran claramente las personas que asistieron a la reunión y aquellas que estuvieron ausentes. Este ejemplo permitió conectar el tema de los rituales con la cultura del registro, ya que documentar quiénes participan en un espacio también forma parte de los rituales organizacionales y contribuye a la memoria institucional. Posteriormente, leímos la bitácora de Laura Ibagué y a partir de esa lectura el profesor nos indicó que, de ahora en adelante, en nuestras bitácoras debíamos incluir explícitamente la lista de asistentes a la clase, como una práctica de registro formal. En ese sentido, se dejó consignado que el miércoles 18 de febrero asistieron a la clase: Laura Ibagué, Santiago Achury, David Suárez, Luciana Torres, Ana Isabel Espinosa y yo, Natalia Valencia.

Como actividad para la casa, el profesor nos pidió preguntar en nuestras familias cuáles rituales existen, tanto a nivel familiar como organizacional y universitario. Él mismo compartió un ejemplo personal, mencionando que en la universidad existe un ritual de reconocimiento en el que se entrega un botón a quienes cumplen 15 años vinculados a la institución, como una forma simbólica de valorar la permanencia y el compromiso. En mi caso, hablé con mis papás durante la cena, que justamente es uno de los rituales más importantes que tenemos como familia. Todas las noches, de lunes a viernes, cenamos juntos. Es un espacio en el que ya todos estamos en casa y aprovechamos para hablar sobre cómo nos fue en el día, compartir preocupaciones, logros o simplemente conversar. Los fines de semana esta dinámica cambia, ya que a veces no cenamos juntos o, en el caso de los domingos, no solemos cenar. Otro ritual familiar importante es desayunar juntos los fines de semana, tanto los sábados como los domingos, un espacio que asociamos con tranquilidad y tiempo compartido.

A nivel personal, identifiqué que uno de mis rituales más significativos es orar antes de dormir. No me acuesto sin hacerlo, ya que es la forma en la que cierro mi día, agradezco por lo vivido y reflexiono sobre lo que tengo y lo que aún me hace falta. Es un ritual que considero sagrado y que cumple una función emocional y espiritual muy importante para mí. Para la universidad, identifico que antes de estudiar, hago una planeación sobre que temas y por dónde empezar. Me gusta siempre leer antes de estudiar o hacer ejercicios prácticos en mi otra carrera. Después de este espacio de reflexión, el profesor introdujo una nueva herramienta que empezaríamos a usar en el curso: Blogger, una plataforma de Google que permite crear y administrar blogs de manera sencilla. Blogger funciona como un gestor de contenidos que permite publicar textos, personalizar el diseño del blog, generar enlaces y organizar entradas de forma cronológica. El profesor nos explicó paso a paso cómo usar la plataforma, desde la creación del blog hasta la edición del diseño.

La actividad principal consistió en crear nuestro propio blog, titulado “Medios para las organizaciones”. La idea era empezar a construir un espacio digital donde subiríamos las bitácoras trabajadas durante las últimas semanas. Estas entradas generarían enlaces que luego podrían compartirse con el profesor. A partir de este momento, las bitácoras ya no se entregarían únicamente como documentos, sino que se publicarían en el blog y se compartirían mediante un link. Además, el profesor nos explicó que estos enlaces debían difundirse a través de la red social X, por lo que creamos un perfil en esta plataforma. Allí aprendimos a escribir mensajes cortos pensados para atraer a la audiencia a leer nuestras bitácoras. Estos mensajes, conocidos como ganchos, buscan despertar interés y motivar a las personas a dar clic en el enlace. Un ejemplo trabajado por mí fue “¿Qué pasa cuando una clase decide empezar por conocernos antes que por los conceptos? En esta bitácora cuento cómo fue ese primer encuentro… : Aquí inserto el link”. Esta fue la actividad central del miércoles 18 de febrero.

Viernes 20 de febrero

El viernes 20 de febrero, la clase inició registrando la lista de asistentes, siguiendo el acuerdo establecido en la sesión anterior. En esta ocasión, asistieron: Ana Isabel Espinosa, Daniela Roncancio, David Suárez, Laura Ibagué, Luciana Torres, Santiago Achury, Valentina Rivera y yo, Natalia Valencia. A partir de este registro, continuamos la conversación con el profesor, retomando algunos de los temas trabajados previamente y dando continuidad al proceso iniciado el miércoles, el profe resaltó nuevamente el concepto de netiqueta, la comunicación digital y su impacto dentro de las organizaciones. El profesor inició la clase proyectando un video sobre una conversación de WhatsApp en la que inicialmente un grupo había sido creado para informar de eventualidades sobre un lugar y los vecinos empezaron a ser groseros y a decir comentarios inapropiados en el grupo. Esto retoma lo que hemos trabajado en las clases anteriores, varios de los errores comunes en la comunicación digital y pequeños descuidos en la forma de comunicarnos pueden generar conflictos mayores dentro de un entorno sea organizacional o no.

A partir del video/ conversación, retomamos el concepto de netiqueta, entendido no como un conjunto de reglas superficiales o meramente formales, sino como una herramienta estratégica de comunicación interna. El profesor insistió en que, en organizaciones académicas como la Pontificia Universidad Javeriana, la comunicación digital no es solo operativa, sino profundamente estratégica. El uso del correo institucional, Microsoft Teams y los grupos de WhatsApp no solo transmite información, sino que construye cultura, reputación interna y clima laboral. Analizamos cómo ciertas prácticas digitales generan impactos negativos medibles. Por ejemplo, enviar correos sin asunto claro, usar mayúsculas sostenidas, responder en horarios no laborales sin criterio, compartir memes o cadenas en grupos laborales, enviar audios extensos para temas formales o copiar a personas innecesarias en correos. Estas prácticas producen sobrecarga cognitiva, ruido organizacional y deterioro de la imagen institucional. El profesor subrayó que la netiqueta no es solo cortesía, sino gestión de riesgo reputacional y eficiencia operativa.

Luego el profesor nos explicó en detalle el taller que debíamos desarrollar, el cual consistía en la elaboración de dos productos principales. El primero era una infografía estratégica, dirigida a nuevos colaboradores de la Pontificia Universidad Javeriana, cuyo objetivo sería sensibilizar, formar y estandarizar prácticas de comunicación digital. Esta infografía debía incluir una contextualización breve del problema, normas claras de netiqueta para el correo institucional, Microsoft Teams y grupos laborales de WhatsApp, así como las consecuencias organizacionales del mal uso de estos canales y los beneficios concretos de aplicar buenas prácticas de comunicación digital. El segundo producto es un video estratégico, con una duración entre tres y cinco minutos, en el que se debía narrar el caso problema, mostrar ejemplos reales de malas prácticas, explicar el impacto organizacional y proponer soluciones concretas. El video debía cerrar con un llamado a la corresponsabilidad y estar alineado con la cultura institucional. El formato era libre, pudiendo ser dramatización, animación, simulación o presentación ejecutiva, siempre y cuando se cumplieran los criterios establecidos. El caso sobre el cual debíamos trabajar fue presentado de manera detallada. Se trataba de una situación hipotética en la que la Pontificia Universidad Javeriana incorporó 120 nuevos colaboradores administrativos y docentes. Durante los primeros tres meses se detectaron múltiples problemas relacionados con la comunicación digital: correos con tono informal dirigidos a directivos, respuestas tardías a solicitudes urgentes, uso excesivo de emojis en comunicaciones formales, conflictos por mensajes ambiguos en Teams y discusiones laborales trasladadas a grupos de WhatsApp. Como consecuencia, la Dirección de Gestión Humana recibió 14 quejas formales relacionadas con malentendidos digitales, lo que llevó al Rectorado a solicitar una intervención pedagógica estratégica basada en producción de contenido educomunicativo.

Durante la explicación del taller, el profesor retomó también algunas recomendaciones relacionadas con el trabajo que habíamos iniciado el miércoles, particularmente sobre el uso de Blogger y la red social X. En este punto, hizo énfasis en la importancia de que nuestros nombres de usuario fueran serios y coherentes con el contexto académico y profesional. Nos recomendó evitar usuarios con números excesivos, apodos o combinaciones poco claras, ya que estos detalles también comunican y afectan la credibilidad del mensaje. Para reforzar esta idea, el profesor compartió una anécdota personal. Contó que, mientras trabajaba en una empresa del sector de alimentos, se encontraba cerrando un negocio importante cuando le pidieron su correo electrónico. Al dar un correo con dominio genérico como Gmail, notó una reacción inmediata de desconfianza por parte de los interlocutores, quienes esperaban un correo institucional con el dominio de la empresa. Este ejemplo sirvió para ilustrar cómo aspectos aparentemente pequeños, como el tipo de correo o el nombre de usuario, influyen directamente en la percepción de seriedad y profesionalismo.

Hacia el final de la clase, el profesor compartió otra anécdota que permitió conectar los temas de comunicación, netiqueta y conducto regular. Relató el caso de una estudiante de la Universidad del Rosario que terminó perdiendo una materia por fallas, debido a que llegaba constantemente tarde a clase. La estudiante decidió escalar el caso sin seguir el conducto regular, es decir, sin hablar primero con el profesor. Esto generó un conflicto mayor que pudo haberse evitado si se hubiera respetado el proceso establecido. Posteriormente, la estudiante decidió hablar directamente con el profesor y explicarle las razones personales por las cuales había faltado tanto a clase. Esta conversación permitió comprender mejor la situación y evidenció la importancia de ir paso a paso, respetar los canales formales y entender que el conducto regular existe para facilitar la comunicación, no para obstaculizarla. Esta reflexión conectó directamente con lo trabajado en clase: comunicar bien no solo implica qué se dice, sino por dónde, cuándo y a quién se dice.

Como cierre de la clase el profesor nos preguntó, como es habitual, qué era lo que nos llevábamos de la clase y qué había quedado más grabado de lo trabajado durante la semana. Las respuestas fueron variadas. Algunos mencionaron la importancia de la netiqueta, otros resaltaron el valor de los ganchos comunicativos para atraer audiencias, y otros destacaron la necesidad de ser conscientes del impacto que tienen nuestras acciones digitales dentro de una organización. Finalmente, el profesor recordó que el taller quedaba asignado para el próximo viernes, cerrando la clase con la idea de que la comunicación digital no es un asunto menor, sino una dimensión central de la cultura organizacional y de la responsabilidad individual dentro de cualquier institución.